Muitas fazendas ainda registram receitas e despesas em cadernos ou planilhas soltas. Parajara Moraes Alves Junior, contador especialista em agronegócio, mostra as diferenças entre esse método tradicional e a contabilidade digital no dia a dia da fazenda. Nenhum dos dois métodos é bom ou ruim em si mesmo, mas cada um traz consequências diferentes para o controle financeiro da propriedade e para a tomada de decisão ao longo do ano. A escolha entre um e outro, em geral, depende menos da vontade do produtor e mais do tamanho e da complexidade da operação. Nos próximos parágrafos, entenda o que muda na prática entre um caminho e outro.
Controle dos lançamentos no dia a dia
Anotar cada movimentação em papel ou em uma planilha simples funciona enquanto o volume de lançamentos é pequeno, mas se torna trabalhoso à medida que a propriedade cresce e o número de operações aumenta ao longo das safras. Nesse cenário, é comum que alguns lançamentos fiquem para depois, com a promessa de organizar tudo no fim do mês, o que raramente acontece com a exatidão necessária para uma boa apuração.
Um sistema digital organiza automaticamente cada lançamento por categoria e por data, reduzindo o tempo gasto em busca de informações espalhadas entre cadernos e arquivos separados da propriedade. Parajara Moraes Alves Junior destaca essa organização automática como uma das maiores vantagens da migração para o digital.
Tempo gasto no fechamento mensal
Fechar o mês reunindo recibos, notas e anotações soltas, em geral, toma horas que poderiam ser dedicadas à operação da fazenda, especialmente em propriedades com muitas transações ao longo do período produtivo.
Esse tempo perdido raramente entra na conta quando o produtor avalia se vale a pena mudar de método, mas ele pesa tanto quanto qualquer outro custo indireto da atividade rural. Segundo Parajara Moraes Alves Junior, esse tempo cai de forma significativa quando os lançamentos já estão organizados ao longo do mês, e não concentrados apenas nos últimos dias antes do fechamento das contas.
Erros e retrabalho na escrituração
Somar valores manualmente ou copiar números de um caderno para uma planilha abre espaço para erros de digitação que só aparecem quando o resultado do mês não bate com o esperado pelo produtor rural. Encontrar esse tipo de erro depois de fechado o mês exige revisar lançamento por lançamento, um processo que consome tempo justamente na fase em que o produtor já deveria estar olhando para o próximo ciclo produtivo.
Sistemas digitais reduzem parte desse risco ao calcular totais automaticamente, embora não eliminem a necessidade de conferência humana sobre o que foi lançado em cada categoria. Parajara Moraes Alves Junior observa que essa conferência continua sendo indispensável, mesmo com toda a automação disponível.
Acesso à informação para decisões rápidas
Consultar o resultado da fazenda até determinada data, num caderno de anotações, exige folhear páginas e somar valores manualmente, o que desanima qualquer consulta feita fora do fechamento mensal já programado.
Na prática, isso significa que muitas decisões acabam sendo tomadas sem uma base numérica atualizada, apoiadas apenas na percepção de como a safra ou o rebanho estão indo até aquele momento. De acordo com Parajara Moraes Alves Junior, ter esse número disponível a qualquer momento, num sistema digital, muda a forma como o produtor decide sobre comprar insumos, vender produção ou investir em novos equipamentos para a fazenda.
Integração com as obrigações fiscais da atividade
Declarações como o Imposto de Renda e o Livro Caixa exigem informações que, em papel, precisam ser recalculadas manualmente antes de cada entrega, aumentando o risco de divergência entre o que foi vivido e o que foi declarado ao fisco.
Reunir esses dados na última hora, sob pressão do prazo de entrega, é justamente o cenário em que mais surgem erros de transcrição entre o que está no caderno e o que efetivamente vai para a declaração final. Um pequeno erro de digitação nesse momento pode gerar inconsistências que só aparecem meses depois, quando a Receita Federal cruza as informações declaradas com outras bases de dados disponíveis.
